连夜工作的新手项目经理

项目负责人李小倩正在通宵加班工作，她的任务是：几小时后，完成公司的年报发布。因为第一次担任项目负责人，她疲惫但充满期待。

在这之前，她已经连续工作四十个小时，陪伴她的，只有数量繁多的年报数据和资料。终于，年报勉强如期发布。值得庆贺!她写下了一篇兴奋的电子邮件来向项目团队宣布这个好消息!

但是，不幸的是，因为连续48小时没有合眼，加班完成项目工作，她的身体响起了警报，有点头晕眼花的她被送到医院，在医院休养了一个星期才恢复。

1、临危上阵的新手项目负责人

3月中旬，助理李小倩接到任务：带领项目团队完成本公司(上市企业)的年报发布项目，在4月24号前，完成公司上一年度的经营信息披露公告。

接到这个任务，李小倩既担心又期待。担心的是，自己从来没有做过类似的项目，第一次担任项目负责人;期待的是，可以通过这个项目，来学习和提升的项目管理能力，积累经验。

接到项目任务后，她咨询了上一年的项目负责人赵洁。根据赵洁提供的建议，李小倩组织团队在3月22号成立了“公司年报编制工作组”。

李小倩带领的项目小组召开了项目启动会，会上进行了项目团队分工。同时，李小倩通过公司办公平台下发正式文件，正式启动年报编制工作。

2、项目过程中的棘手问题

因为是上市公司，年报披露项目需要多个部门协同配合，包括：财务部，董事办，营销部，总经办，人力资源部等。

其中，财务部需要负责财务数据汇总和材料编制，和会计师事务所沟通细节，年度审计报告和年报的内审。

同时，这个项目还牵涉到外部的合作伙伴：第三方的会计师事务所和合作券商。

项目中面临的棘手问题包括：

经验不足。李小倩之前没有年报编制及相关工作经验。第一次承接此临时重任经验欠缺，对许多问题拿捏不准，不能快速有效的评估所涉问题的披露与否;

跟进不力。没有及时汇报问题。编报执行人并未频繁有效的督促跟进，导致相关责任部门及责任人没有如期提交材料。项目负责人反而自以为是的代为编制材料，此举极有可能因对该部门工作情况的不了解而“犯错”。在年报编制过程中遇到困难时，并没有及时向领导汇报过程中的问题，直至披露完成后才进行汇报;

部门配合不给力。项目中有的配合部门在此过程中出现责任推诿现象，对所属责任板块工作，出现了“你去找某某某”、“你去问某某某”、“你去与某某某沟通”的现象。这也影响了项目进度，也是导致年报发布前连续48小时加班赶工的重要原因;

3、项目后的反思和总结

经过这个项目，李小倩做了一个总结。

本次年报发布项目在“险”中完成披露，展望明年同样要继续进行的年报，反思要点如下：

1). 编报执行人努力学习，不断提升自身项目管理能力及综合素质。

2). 严格根据工作分工，落实版块责任人，各自履行职能，齐心协力完成工作。

3). 严格按照时间节点要求，完成半年报和年报的初稿、第二稿……定稿工作。

4). 当出现责任推诿时，积极协调处理编制工作中出现的问题，有必要时向上汇报争取支持。

5). 加强和外部合作方的协作工作，跟进督促外部力量及时准确的做好服务工作。

4、第二年的项目管理

第二年，李小倩还是担任这个项目的负责人，我成为李小倩的项目教练。通过远程的电话会议，帮助她更好管理项目，特别是指导她如何与不同部门进行沟通和协作。

在电话会议中，我还进行了角色模拟，我模拟成一位为年报提供支持的部门负责人，李小倩是项目负责人，我们进行模拟对话：沟通如何进行任务分工和跟进。

然后，我们又反串角色，我扮演项目负责人，李小倩成为项目中的部门负责人，又进行项目沟通。这样一轮下来，李小倩知道了该如何和项目团队沟通，她也更有信心。

同时，李小倩根据我们电话辅导的内容，整理了一个项目工作分解：

而且，在项目的执行过程中，根据我的建议，李小倩还编辑了任务跟进表，对项目进行及时跟进。

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这一次，让人没有想到的是，没有48小时不合眼的加班，也没有住进医院，项目竟然还提前一天完成。该项目得到了项目主管的肯定和表扬。从过程和结果来看，这是一个优秀的项目。