项目成功收尾必须做对的四件事

如何判断一个项目是成功的?通过验收应该是最基础的判定条件之一。在项目交付过程中，不管kick off会议开的多么辉煌壮丽，如果最终结局黯然收场，也不能被认为是一个成功的项目。按照心理和行为规律的研究，在一段事物的发展演变过程中，高峰阶段和结尾阶段是人们最关注的，即“峰终定律”。所以，就像考试一样，不管前面复习了多少资料，熬了多少个夜晚，最关键的场景，往往是进入到考场以及交卷的过程。

今天就来聊一聊，对于信息化类软件开发或系统集成项目，要想成功收尾(竣工交付)，必须要做对以下四件事。

内部验收(项目组内部检查)

项目交付并非一蹴而就，最终验收也不是一次完成。“终验通过”的决策更像是一个“顺其自然”的决定，因为其决策依据主要来源于项目各阶段的检查结果，因此前期的检查和验收就变得至关重要。其实也不难理解，如果把终验比作为“期末考试”，模拟考试和单元测验则是必备的检查过程，内部验收就扮演这样的角色。

内部验收，是对里程碑和WBS输出成果的检查，作为项目经理，应该在项目即将进行交付验收之前完成这样的工作。通过项目组内部的视角完成对项目的整体回顾，在交付前完成“查漏补缺”，包括但不限于以下几个方面：

1 整体方面

对照项目整体交付计划，检查是否所有工作都已经开展，并得到落实;对于遗漏的或者开展过程很多问题的工作，需要追溯并完善。

2 需求方面

项目所有的需求是否得到响应，并与实施方案进行对应;如有实在无法对应的，是否寻找到相应的替代方案，并与项目各关键相关方达成共识。

3 输出物方面

输出物可以包含两方面，①是交付物“本体”，软件项目可以理解为“应用系统”，工程项目可以理解为具体的“建设内容”，如机房搭建，线路敷设等，要按照手册或者用户习惯、业务要求进行逐步检查，涉及到割接的内容还应做好回退措施;②是交付物“代表”，一般是项目交付的系列文档清单，可以检查文档是否齐全，内容是否完善，并做好文档交付及打印的方案等(封面、日期、扉页设计等)。如项目中有监理，此部分需与监理进行详细沟通，必要时需采纳监理意见。

4 变更方面

对于项目变更方面，项目经理要重点关注并予以逐一检查，确保批准的变更已经落地实施，并符合交付要求。对于涉及金额的变更，还应做好单独的付款申请材料，并做好税费方面的统计。

内部验收是项目内部的自我检查，如果已经顺利通过，则可以以口头或书面形式提交项目验收申请。表明项目已经基本具备验收资格，可以继续推动项目验收工作。

分项验收(客户方内部检查)

分项验收是客户单位内部的检查工作，虽然不是初步验收，但甲方可以通过内部验收来判断项目是否有资格进入初验。所以，虽然是甲方牵头和发起，但真正推动这个工作的仍然是乙方组织。分项验收包含以下几方面工作：

1 制定计划

甲方协同监理(如有)制定分项验收计划，其主要完成验收范围确认及分解的相关工作。比如一个大的集成项目，可以包含6部分：机房工程、设备到货、系统集成、软件开发、交付文档、项目变更等。每个分项均有验证方案，包含具体的流程和内容。

2 材料补充

分项验收方案涉及的所有手续，在项目组要针对性的进行探讨、研究、补充，形成具体可以接受评审的材料。例如，到货部分要补充好相关的到货验收材料(原厂盖章、代理商营业执照、授权许可、到货审批等)，软件部分要提供具体的测试URL地址以及基本的测试结论。文档一般不要求非常完备，但要有正确的文档清单，不能遗漏。

3 验收执行

一般是通过会议方式执行验收，主要目的是完成每个分项验收单的的签字落款，常规做法是三方签字(客户方、监理方以及实施方)。如个别内容不够完备，客户和监理会提出相应的改进建议，一般是作为后续验收的重点检查内容。

4 材料整理

关于分项验收的材料，意见建议部分项目经理需重点关注，作为后续验收的核心工作。另外，整体的材料需进行扫描、备份，在规模较大的项目中，分项验收材料也是重点交付成果之一。

初步验收(外部专家检查)

一般来说，初验会议是项目最高规格的会议之一，主要评审是客户、监理以及外部专家。能够进行初验的项目，不管是合同还是项目工作量，都已经达到了90%左右，表示大部分工作已经完成。初步验收一般是客户方发起、组织，邀请外部专家对项目进行回顾和评审。但若需要执行，还需满足两个无形的条件，一是内部检查完善，二是分项验收基本合格。

初步验收包含的工作可多可少，主要取决于前期是否足够细致、专业。所以任何验收的核心并非是验收本身，而是通过这件事对项目完成度和质量的把握。初步验收主要包含以下几方面工作：

1 初验准备

①项目组：充分整合项目各项材料，评估是否具备初验条件，以口头或邮件形式与甲方进行沟通;

②甲方：在财务、进度、质量视角检查项目是否具备条件，落实相关的材料和手续。同时，确认好初步验收需要的专家数量、级别及来源，并在初验前完成邀请、预约。

③材料：甲乙双方需共同准备全套的项目初验手续，包括签到表、申请单、验收单、专家意见等。

2 初验申请

确定项目达到初验条件后， 乙方正式提出初验申请，并得到关键相关方的确认。此时需要注意，用户满意度也是影响项目是否能够初验的重要条件，在此之前，项目组应多开展一些满意度调查活动，确保各方意见一致。

3 报告编写

初验报告是项目验收的必备材料，需整合项目启动至结束的项目工作，包含项目基本描述(背景、周期、合同额、内容、关键相关方)、目标(交付物、要求)、计划(整体计划、质量保证计划、软件开发计划等)、实施内容(可参考分项验收，基础上补充)、完成情况(各类验收结果等)以及后续工作计划(运维、质保、服务等)。应尽可能细致专业，保障初验会议简洁、高效。

4 初验执行

在初验评审会上，项目组可根据报告内容对项目完成情况进行阐述，必要时需亲自带专家到实地查看。软件项目需要现场操作业务场景。文档方面，需将文档打印出来并做好清单，指引专家逐一检查。除了必备的项目实施文件外，还应包括管理文档，如项目周报、月报、付款材料等。需要注意的是，对于政府类信息化项目，初步验收尤其严格。各专家会参考国家政策文件对项目进行检查，确保符合要求。对于专家的意见建议(一定会有)，项目组需一字不落的记录下来，并在会后以书面形式予以响应。

5 初验收尾

甲方、监理以及专家，甚至客户代表，需要补全相关的签字和材料，项目组收集确认后进行归档，作为项目最终交付的材料。对于意见建议，除了补充现有的材料外，还应提取精华内容到经验教训库，为将来的项目交付积攒经验。

项目审计(不定期的主题检查)

项目审计工作是针对项目开展的、不定期的或者阶段性的、带有特定主题的工作，其主要作用就是通过各种视角来验证项目交付过程合理、合规。审计工作可以由甲方发起，也可以由乙方发起，对于审计结果，有的只是内部检查和提醒，但有的则会影响到项目最终交付。

审计工作通常包括以下几种类型。

1 乙方审计(项目了解、过程监督以及疑难收集)

乙方内部的审计一般由乙方公司专门的项目管理中心开展(PMO等)，审计重点在于了解项目情况，跟进项目进展，关键节点的评审，以及关于工作难点的问询，以便给予支持。同时，很多公司也会专门针对重点项目进行抽查，保障内部项目管理工作可以持续改进和优化。

2 甲方审计(项目财务健康情况、项目流程手续)

甲方的审计主要集中在财务健康以及流程合规方面，在全项目视角，甲方的角色是建设方，为整个项目整体情况负责。对于项目流程及手续方面，甲方一般请监理单位负责;关于财务方面，甲方通常倾向性寻找第三方财务审计单位，从专业视角检查财务健康状况，并识别风险。

3 第三方审计(特定主题)

第三方审计一般由甲方的“监管方”发起，一般是结合政策开展，对于较大项目，也会有固定的审查主题，比如财务(从国家的预算、投资视角)，变更(总金额、理由、方案、完成度)，主要是检查国家批准的预算是否确实用于项目建设，是否有问题，是否符合要求等。如果涉及问题较为重大，可能会导致项目失败，并追回合同。对于专业的外部审计，不管是甲方还是乙方，都应引起绝对的重视，严格把控项目交付过程，保障项目按期、有序，合理、合规。

以上就是关于项目成功收尾必须要完成的工作，篇幅有限，实际工作只会更细致、更多。总而言之，项目交付并非易事，项目经理一定要耐心、细致，做好持久战的准备，交付不易，验收更难，且行且珍惜。