案例分享 | 进度计划遭遇挑战

公司曾指派我管理一个为期一年的数据通信芯片设计及测试项目，项目团队由16名工程师和两家国际分包商组成。起初，我在一周内整合制订了一份进度计划，包含了国内国际全部的资源、任务之间的依赖关系、向客户提交关键文件的全部日期、全部的内部及客户设计评审会议、客户的验收测试日期及付款里程碑，还包含了全部的节假日和每名团队成员提前报备的特殊日期。最后，整个项目进度计划在MS Project里足足有570行，而且制订进度计划的过程没有得到任何人的帮助。这份进度计划是一个高度动态的文档，我必须每天更新一次，并且每周向项目团队、高管层和客户汇报一次进度计划。更新项目进度、估算工作

完成比例、寻找进度计划中的错误等工作占用了我大量的时间，导致我在管理团队成员和分包商上投入不足。

计划完成的工作和实际完成的工作是挣值法的关键输入参数，我必须尽量精准地估算出实际已完成工作。已完成工作的估算值将直接用于项目进度绩效指标和成本绩效指标的计算，而公司管理层将通过这些指标评判我们项目的进展是否良好。我必须采用一种更加高效、精准的进度管理方式，于是我决定将进度文档分解为12项主要任务组和2项分包商任务组，每个任务组大概有40项任务。然后，我创建了一个主进度计划，包含主要任务组的成果、向客户提交关键文件的全部日期、全部的内部及客户设计评审会议、客户的验收测试日期及付款里程碑。之后，我便仅向项目团队、高管层和客户展示主进度计划。如果大家对主要任务组或分包商进展有疑问，我再向他们展示具体的进度计划。

对进度计划的分解让我更好地进行项目进度的更新管理，而且处理进度管理相关任务所花费的时间减少了接近一半。此外，对体量较小的进度计划进行更新并找出其中的错误相对比较容易。在评审会议上，项目团队、公司高管层和客户对主进度计划的处理方式表示赞赏，评审进度所占用的时间也缩短了，之前平均要花一个小时来核查570行的进度文件，用了主进度计划之后，进度评审时间缩短到了平均20分钟。

我大概使用了一周的时间制订最初的进度计划，因为必须得明确每项任务的工期、顺序和依赖关系。每位团队成员必须清楚他在给定的时间应该完成的工作，但是他们在不同的地点开展项目工作并有着不同的工作经历，所以掌握团队每位成员的工作完成率非常重要，对项目中的两个国际分包商也是如此。此外，在进度计划中还必须把5名新手工程师的培训时间、国内和国际项目成员的节假日，以及项目期间每位成员的私人休假时间包含在内。我努力地将每项工作的工期都控制在1~3周，以便能高精度地预测工作进展。收集以上数据并把它们输入MS Project软件需要非常仔细，所以，花上一周时间也非常值得。

对于类似这种大型的数据通信芯片设计及测试项目，我应该请管理层安排一位进度计划人员来协助我，因为我的项目并没有进度计划人员的预算，相关费用可能要从公司管理费或者项目储备金中支出。事后来看，通过收集制订进度计划所需的团队成员和国际分包商的相关数据，也让我对每位成员的档期和工作绩效情况了如指掌。

从本项目中吸取的经验教训

(1)一份精心制作的项目进度计划使项目顺利实施成为可能。

(2)对项目经理来说，每天更新大型项目的进度是一项非常繁重的工作。

(3)可以把大型项目的进度计划分解成更小的进度计划和主进度计划。

(4)关键任务的完成效率应该纳入进度计划。